HR Shared Service Operations Specialist (m/w/d)

Für unseren Kunden aus dem Bankenumfeld suchen wir einen HR Shared Service Operations Specialist (m/w/d) für den Standort Frankfurt.

Aufgaben

• Durchführung von systematischen Überprüfungen erfolgreicher Kandidaten bei Einstellungsverfahren für befristete Verträge
• Abgleich der Identität sowie der Angaben zur Adresse anhand von Personalausweis oder Reisepass
• Überprüfung des höchsten Bildungsabschlusses anhand von Zeugnissen und Diplomen
• Validierung der Berufserfahrung der letzten fünf Jahre bezüglich Funktion Ebene und Zeitraum anhand von Arbeitgeberreferenzen
• Einholung von Bestätigungen bei externen Stellen wie Behörden Universitäten oder früheren Arbeitgebern nach Absprache
• Steuerung des Informationsflusses sowie Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz per E-Mail und Telefon
• Strukturierte Berichterstattung über gefundene Abweichungen und datenschutzkonforme Verwaltung der Ablage
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben in der Personalabteilung je nach Kapazität und Bedarf
• Ausstellung von Bescheinigungen Bearbeitung von Umzugsanträgen und Erstellung von Jobtickets
• Begleitung des Onboarding Prozesses für neue Teammitglieder in der Abteilung
• Organisation des Dokumentenmanagements sowie Nutzung von Service Management Software für den Kundenservice

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Betriebswirtschaft oder Verwaltung
• Mindestens vier Jahre nachweisbare Berufserfahrung im administrativen Bereich oder im Personalwesen
• Fundierte Erfahrung in der Bearbeitung formaler Dokumente und im Erstellen von Berichten
• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office Anwendungen Word Excel PowerPoint und Outlook
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und Service Management Systemen wie beispielsweise OpenText ist von Vorteil
• Sehr gute Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1; Deutschkenntnisse von Vorteil
• Ausprägte Kommunikationsfähigkeit und die Kompetenz gute Arbeitsbeziehungen zu allen Hierarchieebenen sowie externen Partnern aufzubauen
• Proaktive Teamorientierung mit der Bereitschaft Unterstützung anzubieten und internen Rat einzuholen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit Prioritäten richtig zu setzen sowie Qualität und Effizienz zu sichern
• Hohe Teamfähigkeit im spezifischen Kontext von öffentlichen Institutionen auf europäischer Ebene