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HR Shared Service Operations Specialist (m/w/d)

Für unseren Kunden aus dem Bankenumfeld suchen wir einen HR Shared Service Operations Specialist (m/w/d) für den Standort Frankfurt.

Aufgaben

  • Durchführung von systematischen Überprüfungen erfolgreicher Kandidaten bei Einstellungsverfahren für befristete Verträge
  • Abgleich der Identität sowie der Angaben zur Adresse anhand von Personalausweis oder Reisepass
  • Überprüfung des höchsten Bildungsabschlusses anhand von Zeugnissen und Diplomen
  • Validierung der Berufserfahrung der letzten fünf Jahre bezüglich Funktion Ebene und Zeitraum anhand von Arbeitgeberreferenzen
  • Einholung von Bestätigungen bei externen Stellen wie Behörden Universitäten oder früheren Arbeitgebern nach Absprache
  • Steuerung des Informationsflusses sowie Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz per E-Mail und Telefon
  • Strukturierte Berichterstattung über gefundene Abweichungen und datenschutzkonforme Verwaltung der Ablage
  • Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben in der Personalabteilung je nach Kapazität und Bedarf
  • Ausstellung von Bescheinigungen Bearbeitung von Umzugsanträgen und Erstellung von Jobtickets
  • Begleitung des Onboarding Prozesses für neue Teammitglieder in der Abteilung
  • Organisation des Dokumentenmanagements sowie Nutzung von Service Management Software für den Kundenservice

Anforderungen

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Betriebswirtschaft oder Verwaltung
  • Mindestens vier Jahre nachweisbare Berufserfahrung im administrativen Bereich oder im Personalwesen
  • Fundierte Erfahrung in der Bearbeitung formaler Dokumente und im Erstellen von Berichten
  • Ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office Anwendungen Word Excel PowerPoint und Outlook
  • Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und Service Management Systemen wie beispielsweise OpenText ist von Vorteil
  • Sehr gute Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1; Deutschkenntnisse von Vorteil
  • Ausprägte Kommunikationsfähigkeit und die Kompetenz gute Arbeitsbeziehungen zu allen Hierarchieebenen sowie externen Partnern aufzubauen
  • Proaktive Teamorientierung mit der Bereitschaft Unterstützung anzubieten und internen Rat einzuholen
  • Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit Prioritäten richtig zu setzen sowie Qualität und Effizienz zu sichern
  • Hohe Teamfähigkeit im spezifischen Kontext von öffentlichen Institutionen auf europäischer Ebene

Dies ist eine auf dritten Jobbörsen gefundene Stellenanzeige. Wir bieten hierfür keinen Support, können diese aber jederzeit offline stellen. Für weitere Informationen: Datenschutzhinweise | Anzeige melden.

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Veröffentlicht am 20.06.2026

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