Stellenbeschreibung
Stellenausschreibung Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere: Aufgaben im Sekretariat:
- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,
- Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,
- Empfang und Betreuung von Besuchern,
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate,
- Verteilung und Organisation interner Umläufe,
- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),
- Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten,
- Führung der Handkasse,
- Führung und Organisation der Ablage,
- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,
- Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.
Aufgaben im Sitzungsdienst:
- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien,
- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,
- Fristensetzung und Fristenüberwachung,
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle,
- Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.
Ihr Profil
- Sie bringen folgende Qualifizierung mit: ◦ abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder ◦ eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder ◦ eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),
- wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),
- wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,
- wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse, flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes, sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),
- eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,
- Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,
- ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
- Führerschein Klasse B,
- einwandfreies Führungszeugnis.
Unser Angebot
- ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,
- eine
leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu
EG 6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist
geplant),
zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die
Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)),
jährliches
Entgeltgruppe,
6 Entwicklungsstufen
Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche
Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),
Jahressonderzahlung,
der
in
- ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
- ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt, flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden
- Dienstvereinbarung, zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, kostenlose Pkw-Parkplätze.
Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf, Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie bitte bis zum 3. November 2026 an das Amt Odervorland
- Der Amtsdirektor - Bahnhofstraße 3 - 4
15518 Briesen (Mark)
oder per E-Mail an personalwesen@amt-odervorland.de.
Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Von einer Zusendung Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.
in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.
Dirk Meyer Amtsdirektor
