Springer (m/w/d) Sekretariate

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Springer (m/w/d) Sekretariate Springer (m/w/d) SekretariateKopfbereichArbeitKaufmann/-frau - BüromanagementSpringer (m/w/d) SekretariateLandkreis Spree-NeißeVollzeitForst (Lausitz)ab sofortbefristet bis 31.12.2024HeuteStellenbeschreibungVergütung: Entgeltgruppe 6

Der im Südosten Brandenburgs idyllisch gelegene Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist durch seine einzigartigen Naturräume und die gelebte Sprache und Kultur der Sorben/Wenden überregional bekannt. Wachsende Wirtschafts- und Industriestandorte sowie sichere Arbeitsplätze sind in dem zukunftsfähigen Landkreis eingebettet in bestehende moderne Infrastruktur. Aktiv trägt die Kreisverwaltung zum Ausbau und Erhalt der Attraktivität und Vielfalt von Spree-Neiße bei und begleitet langfristig die erfolgreiche Realisierung des Strukturwandelprozesses in der Lausitz.
Im Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist eine Vollzeitstelle als

Springer (m/w/d) Sekretariate

befristet bis zum 31.12.2024 zu besetzen.

Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:

Allgemeine und unterstützende Sekretariatstätigkeiten

· Planung und Gestaltung der Arbeitsabläufe bzw. Anwendung der vorhandenen Arbeitsabläufe in den Sekretariaten
· Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
· Büromittelverwaltung und -beschaffung
· Kopier- und Scannarbeiten, Aktenablage, bei Bedarf bzw. Erfordernis Archivierung
· allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminverwaltung/-koordinierung, Schreibarbeiten, Wiedervorlagen, Terminkontrollen, etc.)
· Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Organisationseinheit, d. h. Annahme eingehender Anrufe und (Informations-) Weitergabe gem. Zuständigkeit (ggf. Anfertigung von Gesprächsnotizen)
· Organisation von Dienstreisen inkl. Dienstreiseaufträge, Fahrzeuganmeldung

Beratungs- und Sitzungsdienst, vor- und nachbereitende, einfache Aufgaben zur Gremienarbeit

· Organisation, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Beratungen und Gremiensitzungen
· Zusammenstellung (Sortieren) der vorbereiteten Unterlagen
· fachgerechte Protokollführung in den Beratungen und Protokollaufbereitung
· Nachbereitung der Beratungen/Gremien (z. B. Dokumentenablage, Vervollständigung der Unterlagen, ggf. Herausfiltern von Aufgaben für die jeweilige Organisationseinheit aus der Niederschrift, Kontrolle über den Eingang von Zuarbeiten aus den Bereichen)
· Betreuung/Bearbeitung/Verwaltung des Sitzungsmanagements „Session 5“

Die Aufgaben als Springer (m/w/d) Sekretariate werden überwiegend in den Sekretariaten der Fachbereichsleitungen absolviert. Darüber hinaus kann u. a. auch der temporär hilfsweise Einsatz in den Sekretariaten der Dezernate oder z. B. in der Stabstelle erfolgen.

Wir bieten Ihnen

· attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) - Entgeltgruppe 6
· Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
· kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
· betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
· verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
· gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben (flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten)
· 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
· sicherer Arbeitsplatz in der Region
· teambildende Maßnahme (Teamtag)

Wir erwarten von Ihnen

· erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Facharbeiter/-in für Schreibtechnik
· Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
· sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
· Beherrschung des Maschinenschreibens
· sicher Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
· Telefonerstkontakt und Publikumsverkehr in den jeweiligen Organisationseinheiten
· Führerschein Klasse B (wünschenswert)
· mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat (wünschenswert)

Erforderliche Kompetenzen:

· hohe Flexibilität/schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit und Stresstoleranz
· Kommunikationsfähigkeit hinsichtlich regelmäßig wechselnder Kollegen (ggf. auch gegenüber externen Besuchern oder Bürgern, etc.)
· Fähigkeit zum ganzheitlichen Denken und Handeln
· erhöhte Eigeninitiative und Eigenmotivation
· Entscheidungsfähigkeit im Aufgabengebiet
· Teamfähigkeit und Organisationsfähigkeit
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.
Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.
Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 01.05.2024 an den

Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa

Haupt- und Personalverwaltung

Heinrich-Heine-Straße 1

03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)

oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 5 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an

hauptamt@lkspn.de

Hinweis

Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.
Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.
Bei Fragen zum Verfahren steht Frau Simmann als Ansprechpartnerin telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11121 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Rademacher Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 3562 69810002.

Hinweise zum Datenschutz

Persönliche Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den Regelungen des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (z. B. Fachführungskräfte bzw. Fachverantwortliche, Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte oder Schwerbehindertenvertretung) Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen.
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